Vereinsfahrtenprogramm

Diese Funktion steht für alle eFB-Nutzer, die einem Verein zugeordnet sind, zur Verfügung.

 

Über den Aufruf „Vereinsfahrtenprogramm“ im Menü „Verein“ kann das Programm eines Vereins aufgerufen werden. Damit verbunden sind Funktionen zur Anmeldung zu Vereinsfahrten und der direkten Übernahme von Einträgen in das persönliche Fahrtenbuch.

Neu in Release 2017/4
Wichtig dabei: Alle Funktionen werden vom eFB technisch bereitgestellt. Ob das Angebot genutzt wird, entscheidet jeder Verein individuell. Das Vereinsfahrtenprogramm im eFB ist mit der Version 2017/4 ganz neu – fragen Sie doch einfach in ihrem Verein beim Wanderwart oder Vorstand nach, ob und wann die Funktion eingeführt werden soll.

 

Vereinsfahrtenprogramm anlegen: Basisdaten einer Fahrt

Das Kanusportjahr läuft immer vom 01.10. eines Jahres bis zum 30.09. des Folgejahres. Die meisten Vereine machen die Terminplanung aber nach Kalenderjahren. Daher wird das Vereinsfahrtenprogramm auch nach Kalenderjahren angezeigt.

Um das Vereinsfahrtenprogramm anzulegen, ist die Berechtigung als Wanderwart erforderlich.

Rufen Sie den Menüpunkt „Vereinsfahrtenprogramm“ auf, wählen Sie das Kalenderjahr und Ihren Verein aus und klicken Sie auf ok. Nun ist das eFB startklar für die Eingabe von Vereinsfahrten. Am Ende der Seite finden Sie eine Tabelle zum Erstellen neuer Einträge. Folgende Eingaben sind möglich:

FeldVerwendung
Startdatum* Erster Tag einer Fahrt
Enddatum Letzter Tag einer Fahrt. Dauert eine Fahrt nur einen Tag, kann das Feld freigelassen werden.
Name der Fahrt* Eine eindeutige Beschreibung des Angebotes
Bootstypen Hier können Sie Informationen eintragen, für welche Bootstypen die Fahrt geeignet ist.
Kilometer Welche Distanz ist geplant?
Fahrtenleiter Hier wählen Sie aus, wer für die Fahrt verantwortlich ist. Ausgewählt werden können alle Personen eines Vereins, die selbst einen aktiven Account im eFB haben. Hat der Fahrtenleiter keinen aktiven Account, sollten Sie sich als Wanderwart stellvertretend eintragen.
Bemerkungen Freier Text, z.B. für weitere Anforderungen / Ausrüstung, Kosten u.s.w. Bitte kurz fassen, sonst ist es schnell unübersichtlich. Das Fahrtenprogramm im eFB kann und soll eine komplette Ausschreibung nicht ersetzen.

 

* = Diese Felder müssen ausgefüllt werden

Klicken Sie nach dem Eintragen auf „speichern“, wird die Fahrt in die darüber stehende Liste übernommen und steht allen aktiven eFB-Nutzern im Verein zur Verfügung.

 

Vereinsfahrtenprogramm anlegen: Detaildaten einer Fahrt

Neben dem Eintrag einer Fahrt in der Programmliste gibt es zu jeder Fahrt eine oder mehrere Einzelfahrten. Findet die Fahrt an einem Tag statt, gibt es genau eine Einzelfahrt. Findet die Fahrt an mehreren Tag statt, kann pro Tag eine separate Einzelfahrt angelegt werden. Theoretisch könnte man bei der Einzelfahrt auch mit einem Von - Bis - Datum arbeiten, so daß diese über mehrere Tage andauert, doch hat dies einen Nachteil: Zu jedem Einzelfahrt-Eintrag werden die Teilnehmer zugeordnet. Nimmt ein Teilnehmer nur an bestimmten Tagen einer mehrtägigen Vereinsfahrt teil, kann dies nur richtig eingegeben werden, wenn auch für jeden Tag eine separate Einzelfahrt vorliegt.

Zur Unterscheidung: Der Eintrag in der Programmliste (oben im ersten Schritt angelegt) ist der Eintrag im Tourenprogramm des Vereins. Der Eintrag einer oder mehrerer Einzelfahrten ist die Vorlage für den Fahrtenbucheintrag bei den Teilnehmern mit allen genauen Daten wie Kilometern, Start und Ziel u.s.w.

Haben Sie einen Eintrag in der Programmliste vorgenommen, stehen Ihnen unter dem Vereinsprogramm zwei Optionen zur Verfügung. Sie können eine neue Einzelfahrt anlegen und diese dem Programmeintrag zuordnen oder Sie können einen weiteren Programmeintrag erstellen.

Legen Sie einen neuen Programmeintrag an (untere Tabelle), funktioniert dies wieder wie eingangs beschrieben. Legen Sie eine neue Einzelfahrt an, zeigt das eFB die Eingabeseite für Fahrten, aber mit ein paar Besonderheiten:

1
Startdatum und Enddatum sind bereits entsprechend der Angaben aus dem Vereinsfahrtenprogramm vorbelegt. Geht eine Fahrt über mehrere Tage und mehrere unterschiedliche Gewässerabschnitte, ist es sinnvoll, pro Tag einen separaten Eintrag zu machen (siehe oben).
2
Der Status der Fahrt wird mit „geplant“ vorbelegt, wenn das Datum der Vereinsfahrt in der Zukunft liegt.
3
Die Verknüpfung zur „übergeordneten Fahrt“ wird automatisch hergestellt, so dass die Fahrt korrekt als Vereinsfahrt gekennzeichnet ist. Das hat für die Wettbewerbsauswertung insbesondere für Jugendliche eine Bedeutung, damit Vereinsfahrten korrekt gewertet werden.
4
In der Liste der Teilnehmer wird der Fahrtenleiter mit dem Symbol „FL“ gekennzeichnet.

 

Einträge im Vereinsfahrtenprogramm bearbeiten

Um Einträge im Vereinsfahrtenprogramm zu bearbeiten, brauchen Sie das Recht als Wanderwart. Klicken Sie in der Liste der Fahrten bei der Tour, die Sie bearbeiten möchten, auf das Stift-Symbol. Sie haben nun zwei Möglichkeiten, diese Fahrt zu bearbeiten:

a) Programmeintrag ändern

Als Programmeintrag bezeichnen wir hier den Text, der in der Tabelle aller Vereinsfahrten zu sehen ist, den Sie also im oben beschriebenen Schritt angelegt haben. In der nun eingeblendeten Tabelle „Bearbeiten der ausgewählten Vereinsfahrt“ können Sie diesen Eintrag überarbeiten. Klicken Sie zum Schluss auf „speichern“.

b) Einzeldaten

Über den Stift bei einer Einzelfahrt kommen Sie in den Bearbeitungsmodus der Einzelfahrtdaten. Es gelten die Besonderheiten, wie oben beschrieben.

 

Kennzeichnungen auf der Übersichtsseite

Auf der Übersichtsseite sehen Sie neben den wesentlichen Daten eines Angebotes aus dem Vereinsfahrtenprogramm den Namen des Fahrtenleiters, ob Sie sich angemeldet haben (Haken in der Spalte „TN“) und in der Spalte „Anz“ die Anzahl der Teilnehmer, die sich eingetragen haben. Dies wird immer mindestens der Fahrtenleiter sein. Das Feld „Anz“ kann rot hinterlegt sein. In diesem Fall wurden noch keine Detaildaten in Form einer Einzelfahrt hinterlegt.

 

Besonderheit: Eine Vereinsfahrt ist auch gleichzeitig eine Fahrt aus dem DKV-Sportprogramm

Nimmt ein Verein an einer ausgeschriebenen DKV-Gemeinschaftsfahrt teil oder ist sogar selbst der Organisator, sind beim Anlegen ein paar Besonderheiten zu beachten, damit alle Elemente der Fahrt vorhanden sind: Einzeldaten zur Fahrt, Kennzeichnung als DKV-Gemeinschaftsfahrt und Kennzeichnung als Vereinsfahrt im Vereinsfahrtenprogramm.

So geht es:

1
Legen Sie einen neuen Programmeintrag an.
2
Legen Sie die Einzelfahrtdaten an. Bei der übergeordneten Fahrt wird zunächst nur eine Auswahl für die Vereinsfahrt getroffen (so wie vom eFB vorbelegt - braucht nicht geändert werden).
3
Haben Sie die Einzelfahrtdaten gespeichert, rufen Sie das Vereinsfahrtenprogramm erneut auf. Das gelingt, indem hinter dem "speichern" - Button "danach zum Vereinsfahrtenprogramm" eingestellt ist oder durch Auswahl des Menüpunktes. Zur Kontrolle: Es wird hinter dem Programmeintrag nun kein rotes Feld mehr angezeigt.
4
Klicken Sie in der Programmliste auf den Stift "bearbeiten" und danach noch einmal auf den Stift bei den Einzelfahrtdaten.
5
Im Bereich "übergeordnete Fahrt" klicken Sie auf "weitere Fahrt suchen", dann noch einmal auf "Suche"
6
Wählen Sie die Fahrt aus dem DKV-Sportprogramm und klicken Sie auf "übernehmen"
7
Nun klicken Sie auf "abbrechen", denn sie wollen keine neuen oder geänderten Einzelfahrtdaten speichern.
8
In der Liste der Einzelfahrten hat diese Fahrt jetzt die Kennzeichnung als Vereinsfahrt ("Club") und Gemeinschaftsfahrt ("DKV")

 

Tipp: Der Gewässertyp

Beim Anlegen der Einzelfahrtdaten können Sie bei den übergeordneten Daten der Vereinsfahrt einen Gewässertyp eintragen - lassen Sie dieses Fled leer. Es wird nur gebraucht, wenn die FAhrt auch gleichzeitig Gemeinschaftsfahrt aus dem DKV-Sportprogramm ist und dann meist automatisch befüllt.

 

An einer Fahrt aus dem Vereinsfahrtenprogramm teilnehmen

Als Mitglied im Verein mit einem Onlinefahrtenbuch können Sie ganz einfach an einer Vereinsfahrt teilnehmen: Rufen Sie die Seite „Vereinsfahrtenprogramm“ auf und klicken Sie in der Spalte „TN“ (Teilnehmer) die Checkbox an, so dass hier ein Haken gesetzt ist.

Auf diese Weise wählen Sie alle Fahrten aus, an denen Sie teilnehmen wollen. Durch das Entfernen eines Haken streichen Sie sich wieder von der Teilnehmerliste.

Klicken Sie auf „speichern“, um die Auswahl zu übernehmen.

Das eFB speichert im Vereinsfahrtenprogramm alle Teilnehmer. Gleichzeitig wird in ihrem persönlichen Fahrtenbuch eine Kopie des Eintrags aus dem Vereinsprogramm als geplante Fahrt eingetragen. Am Ende der Fahrt brauchen Sie nur noch den Status auf „beendet“ setzen, schon steht alles in ihrem persönlichen Fahrtenbuch.

Wenn Sie sich wieder aus der Teilnehmerliste löschen, indem Sie den Haken in der Checkbox entfernen, wird auch der Eintrag aus ihrem persönlichen Fahrtenbuch wieder entfernt. Das klappt solange, wie der Eintrag vom Wanderwart noch nicht bestätigt wurde.

Vereinsindividuelle Absprachen bitte beachten
In den meisten Vereinen wird es weitere Anmeldeverfahren zu Vereinsveranstaltungen geben: Anmeldungen über ausgehängte Liste, per Mail oder telefonisch beim Fahrtenleiter oder über ein Verfahren über die Vereinswebsite. Die Anmeldung im eFB ersetzt diese Verfahren nicht, sofern der Verein dies nicht ausdrücklich so festlegt. Nutzen Sie also bitte – wenn verfügbar und im Verein üblich – immer auch zusätzlich das Anmeldeverfahren des Vereins.

 

Arbeiten als Fahrtenleiter

Der Wanderwart im Verein pflegt die Programmliste. Die Detailangaben zu einer Fahrt kann jeder Fahrtenleiter selbständig machen. Dabei dient der Eintrag im persönlichen Fahrtenbuch des Fahrtenleiters dem eFB als Kopiervorlage für die Teilnehmer, die sich anmelden.

Rufen Sie die entsprechende Einzelfahrt auf, haben Sie im Abschnitt „Teilnehmer“ einen Einblick auf die Liste der angemeldeten Teilnehmer.

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